20 de junio de 2018

eloriente.net

Por Ramón Icazbalceta

En esta entrega abordaremos el capítulo de planeación dentro del proceso de una auditoría administrativa

El proceso de la administración se divide en:

1.- Planeación

2.- Organización

3.- Dirección

4.- Control

 

PLANEACIÓN:

La planeación es la función administrativa que consiste en determinar el curso de acción a seguir para alcanzar los objetivos fijados.

La planeación fija con precisión lo que va a hacerse.

 

EXAMEN DE LA PLANEACIÓN

 

 

OBJETIVOS:

Son los fines que se tratan de alcanzar, ya sea de la empresa o ente en su conjunto o de sus áreas.

POLÍTICAS:

Son reglas o normas generales que sirven de guía al pensamiento y acción de los subordinados. Las políticas se apoyan en los objetivos y los precisan.

CARACTERÍSTICAS DE LAS POLÍTICAS:

1.- Orientan

2.- Encauzan

3.- Son de tipo general

4.- De observación obligatoria

5.- Elásticos y flexibles

6.- Se adaptan a las circunstancias específicas de cada caso en particular

7.- Oportunos

8.- Intervienen en la ejecución de las labores

9.- Participan e influyen en las operaciones de la empresa

10.- Perfectibles en todo tiempo



PROCEDIMIENTOS:

Son planes más concretos que norman el criterio y la acción que debe seguirse apoyada en los objetivos y políticas. Los procedimientos indican claramente cómo y cuándo se han de realizar o ejecutar las actividades.

PROGRAMAS:

Son planes más complejos que los anteriores, se apoyan en los objetivos, en las políticas y en los procedimientos; pero determinan con mayor precisión el desarrollo de las actividades en función de dos elementos esenciales: tiempo y recursos

PROCESO DE PLANEACIÓN:

1.- Determina la necesidad de elaborar un plan

2.- Fijar objetivos del plan

3.- Formular las ventajas de elaborar un plan

4.- Conseguir la aprobación de desarrollar el plan

5.- Organizar el equipo humano que se encargará de elaborar el plan

6.- Fijar responsabilidades

7.- Contar con información eficiente

8.- Valorar la información

9.- Experimentar el plan

10.- Desarrollar el plan definitivo

11.- Probar el plan

12.- Conseguir que se apruebe el plan

 

LOS PRINCIPIOS DE LA PLANEACIÓN:

EL PRINCIPIO DE LA PRECISIÓN.- Los planes deben hacerse con la mayor precisión, porque van a regir acciones concretas.

EL PRINCIPIO DE LA FLEXIBILIDAD.- Todo plan debe dar  oportunidad a los cambios que surjan

EL PRINCIPIO DE LA UNIDAD.- Los planes deben estar, de tal modo coordinados que pueda decirse que existe un solo plan general

 

REGLAS SOBRE LAS POLÍTICAS:

Son los criterios generales que tienen por objeto orientar la operación, dejando a los ejecutivos margen para las decisiones que les corresponda tomar

REGLAS SOBRE LOS PROCEDIMIENTOS:

Los procedimientos son los planes que señalan la secuencia cronológica para obtener los mejores resultados en cada función concreta de una empresa o ente.

Los procedimientos deben fijarse por escrito y de preferencia gráficamente, deben ser revisados periódicamente, cuidar de que no exista duplicidad.

REGLAS SOBRE PROGRAMAS Y PRESUPUESTOS:

Los programas son aquellos planes en los que no solamente se fijan los objetivos  y la secuencia de las operaciones, sino principalmente el tiempo requerido para realizar cada una de sus partes. Pueden ser generales y particulares a corto y largo plazo.

Es necesario que el auditor o consultor administrativo se percate que:

1.- Se hayan fijado objetivos.- determinando los fines que se pretenden alcanzar.

2.- Se desarrollen estrategias.- decidir cómo y cuándo alcanzar las metas fijadas.

3.- La formulación de políticas.- tomar decisiones permanentes sobre los asuntos de importancia general.

4.- Fijación de procedimientos.- normalizar métodos

5.- Haciendo programaciones.- establecer prioridades, secuencias y sincronizar pasos a seguir.

6.- Revisión de presupuestos.- asignando los recursos empresariales o gubernamentales

7.- Pronosticar.- precisar a dónde llevarán el curso actual a la empresa o al ente.

Con los puntos anteriores se concretiza la determinación de las causas y efectos para el desarrollo de soluciones alternas

EL AUTOR:

Es licenciado en contaduría pública por el Instituto Tecnológico Autónomo de México, es maestro en Administración y Políticas Públicas, por la escuela de Políticas Públicas (IEXE),  Certificado por el Instituto Mexicano de Auditores Internos (IMAI), en fiscalización de recursos públicos, certificado por el Instituto de Control Interno México, en materia de control interno (CICP), certificado en gestión pública para el desarrollo por el Banco Interamericano para el Desarrollo (BID), cuenta con distintos diplomados en materia de contabilidad, auditoría, contraloría, etc., es autor del libro “Diagnóstico y perspectivas de la fiscalización en el estado de Oaxaca”, cuenta con una experiencia de más de 40 años en el sector público y privado, en los tres niveles de gobierno y en varios estados de la República Mexicana, miembro del Colegio de Profesionales de la Contaduría de Oaxaca A.C., actualmente se desempeña como articulista e investigador en la materia.