(www.eloriente.net, México, a 19 de marzo de 2018, por: Ramón Icazbalceta Carrete).- Continuando con los conceptos relativos a la auditoría operacional, iniciamos este artículo hablando de la metodología a seguir para llevar a cabo este tipo de trabajos:*

Familiarización:

El auditor debe familiarizarse con la operación u operaciones que revisará dentro del contexto de la empresa o ente que está revisando a través del estudio de:

  • Los problemas inherentes y especiales al ramo de la actividad económica en que se desenvuelva la empresa o en el caso de entes gubernamentales a los procesos, atribuciones y facultades que tienen encomendados en leyes, reglamentos, manuales, etc. y que inciden en su operación.
  • La infraestructura específica establecida para hacer frente a la administración de la operación (planeación, organización, dirección y control).
  • Los antecedentes respecto de deficiencias detectadas a través de cartas de sugerencias u otros informes emitidos en el pasado por auditores internos, externos o consultores.

Lo anterior implica desde un estudio ambiental que permita diagnosticar áreas críticas y posibles deficiencias, así como la visita a las instalaciones para observar directamente como se efectúan las operaciones y se desarrollan los procesos.

Una vez concluido el proceso de familiarización, se estaría en posibilidades de estructurar un programa de trabajo detallado que permita entrar a la siguiente fase de la metodología.

Investigación y análisis:

El objetivo de esta segunda fase de la metodología es analizar la información y documentación para evaluar la eficiencia y efectividad de la operación o proceso en cuestión.

En esta fase se realizan pruebas de detalle, utilizando especialmente pruebas selectivas o programas y procesos importantes del ente a juicio del auditor, inclusive se puede aplicar el muestreo estadístico.

El tipo de investigación o estudio que se desarrolle para lograr dicha información puede revestir una gama amplia de posibilidades tales como: entrevistas formales, revisión de expedientes, revisión de documentación, observaciones directas, seguimiento y comparación de hallazgos, etc. El auditor deberá ser cuidadoso en la revisión a efecto de que el diagnóstico final sea lo más objetivo posible. Para lograr esta objetividad se recomienda la utilización de técnicas como entrevistas, evaluación de la gestión administrativa y examen de la documentación. La finalidad de la aplicación de estas técnicas son las de coadyuvar a la verificación objetiva de la información sujeta a análisis o bien a la obtención de evidencia suficiente y competente para formular el diagnóstico.

Diagnóstico:

En esta fase se precisará si los problemas detectados son congruentes con la realidad de la empresa o del ente. En este momento se logra una panorámica previa de los problemas y sus soluciones antes de precisar las sugerencias detalladas.

Se sugiere revisar los hallazgos y los problemas diagnosticados con las personas directamente involucradas y asegurarse que las alternativas de solución propuestos no generarán mayores y más complejos problemas o agravaran los existentes.

Elaborado el borrador del informe, el auditor debe proceder a lo siguiente:

  • Discutir el borrador con los involucrados, con el propósito de asegurarse de que se trata de hallazgos reales y que los involucrados coinciden con su existencia precisamente en la forma en se plasma en el borrador. Adicionalmente es importante convencer a los involucrados de la necesidad de implementar las recomendaciones efectuadas.




Informe:

El informe sobre la auditoría operacional es el producto terminado del trabajo realizado. Su contenido debe enfocarse a mostrar objetivamente, en su caso, los problemas detectados en relación con la eficiencia operativa de la empresa o con los procesos primarios y secundarios en entes públicos, así como con los controles operacionales establecidos. Este enfoque permitirá así mismo, que dé la solución a dichos problemas, surjan oportunidades que coadyuven al logro de mejoras en la eficiencia operativa y en última instancia en la productividad. Para que el informe sea útil debe cuantificarse el efecto de los problemas existentes y de los posibles cambios.

Es pertinente precisar que en este tipo de trabajos, como resultado final, no se presentará una opinión fundamentada, tipo de dictamen sobre estados financieros, sobre el grado de eficiencia existente en la empresa o el ente.

El contenido básico del informe normalmente debe incluir los siguientes elementos:

  • Alcance y limitaciones del trabajo.
  • Situaciones que afectan desfavorablemente la eficiencia operacional
  • Sugerencias para mejorar la eficiencia

Sugerencias o tips para realizar una auditoría operacional:

  • Enfatizar los aspectos significativos que mejoren la operación de la empresa o del ente público.
  • Omitir hechos pocos significativos
  • Limitar el informe al mínimo indispensable
  • Escribir el informe sin tecnicismos
  • No hacer críticas que no vengan acompañadas de propuestas constructivas o que no están respaldadas por hechos
  • Discutir el informe con todos los responsables que se vean afectados por sus observaciones y recomendaciones
  • En la medida de lo posible, obtener el acuerdo de los funcionarios afectados por las recomendaciones
  • Si no se cuenta con la aprobación de los afectados, cuando menos asegurarse que sí hay acuerdo a las circunstancias y hechos que se informan.



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