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8 de junio de 2018
Por Ramón Icazbalceta
Continuando con el análisis de lo que es una auditoría administrativa, abordaremos en esta entrega, lo relativo al instrumental técnico que se requiere desarrollar para su consecución:
PLANEACIÓN DE LA AUDITORÍA:
Planeación en la función administrativa que consiste en predeterminar el campo de acción a seguir para alcanzar los objetivos fijados. Es conocer primeramente lo que vamos a hacer en cuanto a trabajo a desarrollar.
Hay que hacer un estudio preliminar de la empresa o ente, con la finalidad de tener una apreciación general del desarrollo de las operaciones administrativas, así como también evaluar las áreas o secciones que puedan ser causa o efecto de una revisión posterior, seleccionando por muestreos o pruebas de mayor a menor importancia.
La revisión general tiene como metas:
1.- Evaluar la efectividad de la administración.
2.- Descubrir áreas en las que existan problemas.
3.- Proponer en su caso las medidas correctivas.
La investigación preliminar se efectúa en base a un cuestionario, evaluando rápidamente para estar en aptitud de efectuar la planeación de tipo general, procesal, funcional o analítica.
TRABAJO A DESARROLLAR:
El consultor o auditor administrativo necesita de:
- Cuestionarios generales
- Comentarios y sugerencias
- Hojas de análisis y papelería necesaria
Asimismo deberá preguntarse constantemente:
- ¿Quién lo hace?
- ¿Qué se está haciendo?
- ¿Dónde se hace?
- ¿Cómo se hace?
- ¿Cuándo se hace?
- ¿Por qué se hace?
El trabajo a desarrollar podrá ser total o por áreas.
ESTUDIO Y EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL:
El sistema de control de la empresa o del ente, tendrá que ser estudiado y evaluado para poder efectuar una planeación concreta del trabajo de auditoría administrativa.
HOJAS DE ANÁLISIS (PAPELES DE TRABAJO)
En estas hojas se recopilan datos, comentarios, notas y evaluaciones.
Las hojas de análisis sirven al auditor para demostrar que ha efectuado una revisión y le sirven de base para su evaluación e informe final. Las hojas de análisis deben incluir la obtención de datos recogidos en el desarrollo de la auditoría administrativa y guardarse cuidadosamente durante la revisión y posteriormente en el archivo del auditor.
ENCABEZADO:
En primer término se pone el nombre de la empresa o ente que se va a examinar, una descripción del contenido, el periodo que cubrirá el examen o fecha de cuándo va a quedar terminado y el nombre o iniciales del auditor. Cada hoja de análisis debe llevar las iniciales o el nombre completo de la persona responsable.
CONTENIDO:
Al planear una auditoría, se deberá poner cuidado a los métodos que se emplearán para las verificaciones e investigaciones con respecto a las hojas de análisis que se prepararán.
El auditor o consultor, deberá usar su experiencia en el arreglo del contenido del análisis o programa. Uno de los modos más efectivos para ahorrar trabajo al auditor, es usar los datos ya preparados por el personal de la empresa o del ente. El auditor deberá verificar que las hojas de análisis estén completas, en la inspección, observación, confrontación, comprobación y rastreo al término de la auditoría.
ÍNDICE DE LAS HOJAS DE ANÁLISIS:
Entre las hojas de análisis preparadas deberán aparecer el programa de auditoría, los manuales de organización, cuadros ocupacionales, instructivos, sugerencias para auditorías futuras y comentarios, recogidos durante el desarrollo de la misma, relacionados con puntos que se cubrirán en el informe o para discusión con el cliente o auditado.
PROPIEDADES DE LAS HOJAS DE ANÁLISIS:
El auditor debe mantener un control de las hojas de análisis para que salvaguarde que sus papeles representan su trabajo y que ha tenido las bases necesarias para su evaluación e informe. Las hojas de análisis son propiedad del auditor.
CUESTIONARIOS:
Los cuestionarios sirven como guía para buscar respuestas a interrogantes acerca del área de revisión.
El auditor o consultor por ningún motivo deberá dar los cuestionarios al cliente o auditado, ni deberá mostrarlos mientras se entrevista con el mismo. La información debe ser obtenida por medio de una cuidadosa investigación y obtención de datos.
PROCEDIMIENTOS DEL REVISIÓN:
Los procedimientos esenciales para la revisión son los siguientes:
1.- El cuestionario general y cuestionarios por áreas, deberán ser examinados detalladamente.
2.- Las hojas de análisis o papeles de trabajo deberán ser uniformados para determinar si la clasificación es correcta.
3.- Cada análisis deberá ser revisado.
4.- Se demostrará que se han hecho las pruebas necesarias.
5.- Los contratos, organigramas, manuales y cuadros ocupacionales, deberán ser estudiados y cualquier asunto importante deberá ser considerado.
ARCHIVO CONSECUTIVO O PERMANENTE:
Las ventajas del archivo permanente son:
- Los auditores o consultores podrán conocer rápidamente el desarrollo operacional de la empresa o ente.
- Proporciona referencia inmediata con la importancia de los conceptos, eliminando así revisiones repetidas de documentación extensa y búsqueda en pasadas hojas de análisis.
- Sirve para evitar la preparación en cada revisión de papeles de trabajo relativos a conceptos que han tenido poca o ningún cambio.
PROGRAMAS DE AUDITORÍA:
Los programas se preparan para que sirvan de guía al analista administrativo y práctica de sus ayudantes.
Los programas de auditoría se concretan a señalar sobre la forma en que habrá de planearse la revisión y una serie de procedimientos de los cuales se relacionaran los que se estimen convenientes para la obtención de datos de acuerdo con las circunstancias.
La elección de los procedimientos de la auditoría administrativa y su amplitud dependerá de la apreciación del auditor administrativo, de acuerdo con las técnicas aplicables.
CLASIFICACIÓN:
El desarrollo de los procedimientos de la auditoria administrativa y que son establecidos como guías de trabajo, son susceptibles de modificarse o adaptarse, conforme a las circunstancias.
La clasificación de los programas es la siguiente:
1.- Generales.
2.- Analíticos
3.- Tipo
4.- por área
PROGRAMAS GENERALES:
Se relacionan con los objetivos globales y procedimientos globales de auditoría que se deben aplicar.
PROGRAMAS ANALÍTICOS:
Describen detalladamente la forma de aplicar los procedimientos de la auditoría administrativa.
PROGRAMAS TIPO:
Enumeran los procedimientos de auditoría a seguir en situaciones similares a un número considerable de empresas o entes.
PROGRAMAS POR ÁREA:
Se preparan para el desarrollo de cada actividad como gerencia, producción, ventas, personal, etc., o como en el caso de entes, para algún proyecto, programa, estructura o área específica, etc.
VENTAJAS DE LOS PROGRAMAS:
1.- Proporciona un plan a seguir.
2.- Sirve de guía práctica al hacer la planeación de próximas auditorías.
3.- Si el programa de auditoría es usado por áreas de responsabilidad, fijará lo que corresponde a cada auditor en la revisión.
4.- El auditor estará en aptitud de modificar o adaptar el programa, con el fin de obtener la información necesaria.
5.- El programa le sirve al auditor para determinar el alcance y efectividad de los procedimientos de revisión.
6.- El supervisor encargado de la auditoría puede planear las tareas que habrán de realizar sus ayudantes, utilizando su capacidad y experiencia.
7.- Si el encargado de la auditoría es asignado a otro trabajo, su sucesor puede retomar lo realizado rápidamente.
8.- Finalmente, cuando se termina la auditoría, el programa sirve para comprobar que no hubo omisión en su desarrollo.
En entregas posteriores, abordaremos temas relativos a las normas profesionales para el desarrollo de las auditorías y tópicos relacionados con la planeación, la organización, la dirección y el control en la empresa privada y pública.
EL AUTOR:
Es licenciado en contaduría pública por el Instituto Tecnológico Autónomo de México, es maestro en Administración y Políticas Públicas, por la escuela de Políticas Públicas (IEXE), Certificado por el Instituto Mexicano de Auditores Internos (IMAI), en fiscalización de recursos públicos, certificado por el Instituto de Control Interno México, en materia de control interno (CICP), certificado en gestión pública para el desarrollo por el Banco Interamericano para el Desarrollo (BID), cuenta con distintos diplomados en materia de contabilidad, auditoría, contraloría, etc., es autor del libro “Diagnóstico y perspectivas de la fiscalización en el estado de Oaxaca”, cuenta con una experiencia de más de 40 años en el sector público y privado, en los tres niveles de gobierno y en varios estados de la República Mexicana, miembro del Colegio de Profesionales de la Contaduría de Oaxaca A.C., actualmente se desempeña como articulista e investigador en la materia.
